אחד הסיוטים המדירים שינה מעיניהם של ראשי הממשל ביפן ושל ראשי חברות בעולם הוא האפשרות שרעידת אדמה קיצונית תהרוס את מרכז טוקיו. מפגעי טבע שכאלה הרי יש לא מעט במדינה הזאת, חלקם אדירי עוצמה, ובמרכז טוקיו מתרכזת מרבית הפעילות של הכלכלה היפנית, שהיא השלישית בגודלה בעולם. בגורדי השחקים של המרכז שלה פועלים משרדים של כמעט כל חברות ה-Fortune 500, וביניהם ההנהלות המרכזיות של הקונגלומראטים היפנים העצומים: סוני, טויוטה, פוג'יטסו, ימאהה ועוד ועוד. פגיעה קשה באזור זה תהיה הרסנית הרבה יותר מאשר פיגועי ה-11 בספטמבר בניו יורק.
חשש זה מבהיר את גודל הפעילות ואת וגודל ההזדמנות של הנוסע אליה. טוקיו היא לא עיר רגילה, והרבה כתרים נקשרו, הן לה והן ליפן בצורה רחבה יותר. היא ניצבת בלב מרכז אורבני אולי הגדול בעולם, היא מהערים המוגנות והשלוות בעולם מבחינת ביטחון אישי, למרות היותה ענקית והומה. זאת עיר מרשימה, בעלת ריכוז גבוה של דברים לראות לעשות ולהתרשם מהם, היא מיעדי הנסיעה שהכי מותירים את חותמם במבקר, ואם להתייחס לצד העסקי – היא נחשבת לאזור שבו כנראה הכי קשה לעשות עסקים, במיוחד לישראלים. עוד נגיע לזה.
בגורדי השחקים של טוקיו פועלים משרדים של כמעט כל חברות הפורצ'ן 500 | צילומים: שאטרסטוק
ובכן, יש לכם נסיעת עסקים לטוקיו בעתיד הקרוב? זה יהיה מורכב, זה יהיה מעניין, וחשוב להגיע לשם מוכן על מנת להצליח. צירפתי אלי לצורך הכנת הכתבה את דרור רוטר, מפתח עסקי שמכיר את יפן מזה כ-25 שנה, על מנת שישתף אותנו בניסיון שלו. ולפני שנצא לדרך, הבהרה קטנה: מטעמי נוחות הכתבה כתובה בלשון זכר, אבל כל ההצעות וההמלצות המופיעות בה מתייחסות במידה שווה לנשים ולגברים הבאים לטוקיו למטרות עסקים.
הכנות לנסיעה: מה לובשים, איפה לנים
קודם כל צריך להזמין כרטיס טיסה. אופציות יש הרבה, ועד אפריל 2020, שבה יתחילו טיסות ישירות של אל על, הכל נעשה עם קונקשן: דרך הונג-קונג עם קתאי, דרך איסטנבול עם טורקיש, דרך מוסקבה עם אירופלוט ועוד, אבל דרור ממליץ בחום על טיסה עם קוריאן אייר, שהיא בדרך כלל חסכונית הן במחיר והן בזמן ועוברת בנמל תעופה מומלץ, אינצ'ון. לזה המחפש איכות כדאי לבחון את האופציה של קתאי פסיפיק, שנחשבת כאחת החברות הטובות בעולם, ועוברת דרך הנמל המעולה של הונג קונג.
פגישות עסקיות בדרך כלל נקבעות בטוקיו כחודש מראש, ויש זמן די והותר להכין את המזוודה. מעבר לפריטים המקובלים (תיק רחצה, בגדי עבודה, בגדי פנאי וכך הלאה) כדאי לשים לב לכמה נקודות ייחודיות לטוקיו. המתח החשמלי הוא 100V ומבנה השקע אמריקאי, כדאי להביא מתאם. במה שנוגע לטיפוח הגוף, ההקפדה על היגיינה רבה עוד יותר מאשר הנהוג במערב ולצד ההנחיות הרגילות יש להקפיד על דברי קוסמטיקה בריחות עדינים ולא בולטים.
אנשי עסקים צעירים בדרכם לעבודה. קוד הלבוש המסורתי מחייב חליפה לפגישות עסקיות
קוד הלבוש המסורתי מחייב חליפה לפגישות עסקיות אם מדובר במדרג ניהולי, אך השנים האחרונות, שצמצמו את יכולת יצור האנרגיה של המשק היפני, העלו את המושג Cool biz, שמשמעו קוד לבוש קל יותר, מחייב פחות, אשר מתאים למזגן המכוון ל-27 מעלות לצורך חיסכון בחשמל. על כן ניתן להגיע לפגישות רבות בחולצת כפתורים עסקית קצרת שרוולים בלי ז'קט ובלי עניבה, אבל זה כמובן לא פוטר אותנו מזוג מכנסיים עסקיים מגוהצים ונעליים מצוחצחות. הדבר יכול להשתנות בפגישות רמות דרג, ומי שאינו בטוח מה ללבוש, מומלץ כי יתייעץ עם איש הקשר בחברה שאותה יפגוש.
השלב הבא הוא הזמנת מלון. בחברות רבות מקובל להקפיד על מלונות חמישה כוכבים, כי מה שבטוח בטוח. בטוקיו זה לא הכרחי, מלון יוקרתי הוא כמובן נחמד ומפנק, אבל בעיר המוקפדת הזאת גם מלונות עסקיים של שלושה כוכבים יעניקו למבקר שקט, סדר, ביטחון וכל השירותים והנוחיות הבסיסיים שיהיו נחוצים לו. חיוני לשדרג ליותר מכך רק אם נרצה לארח במלון ולהרשים את אלה שנפגוש באמצעות רמת המלון שבו נשהה, וזה יכול להיות משמעותי בסביבות עסקיות עיליות.
כדאי להתמקם במלון באזור Akasaka Mitsuke, שבו תמהיל טוב של עסקים ומקומות בילוי
גם המיקום חשוב. מרבית הפגישות העסקיות נערכות באזור העסקי המרכזי של העיר וכדאי ללון קרוב אליו ככל האפשר. ההמלצה של דרור רוטר היא על אחד המלונות של אזור Akasaka Mitsuke המהווה תמהיל אופטימלי, וגם יש בו אפשרויות בילוי בערב, אבל לא בסופ"ש, אז הוא הופך לשומם.
ההבדל בין ארוחת צהריים לערב
אם כבר הזכרנו את הבילוי, זאת נקודה משמעותית בסדר היום העסקי בתפיסה היפנית. הפעילות העסקית לאורך היום נועדה לטפל בדברים המעשיים שעל סדר היום, וגם לתת את הרושם הנכון של שליטה עצמית, מקצועיות והקפדה על פרטים. הערב הוא הזמן שנועד לאפשר את חימום היחסים, לבוא בלבוש בלתי פורמלי, לצחוק, לאכול טוב, לשתות, להפגין נדיבות וחום אנושי ולבנות את הקשר הבין אישי שהיפני רואה כבסיס האמיתי של העסקים. יש לקחת זאת בחשבון: אם הוזמנת לצאת בערב זה אומר שבונים עליך, משקיעים בך, רוצים לבנות איתך קשר אישי מאחורי הקשר העסקי, וראוי לקבל זאת בשמחה ולהקדיש לכך את הזמן הדרוש, האנרגיות והפתיחות.
זה שונה מהותית מארוחת צהריים, שנערכת בדרך כלל בשעה 12, היא מהווה אתנחתא בין פגישות והיא יותר עסקית במהותה, למרות שהן בארוחת הצהריים והן בארוחת הערב פחות מקובל לדבר על עניינים עסקיים. בכלל, אם הזמינו אתכם לאכול זה סימן טוב, זאת אמירה שהמארח מעוניין לא רק לשמוע את מה שיש לכם להציג בישיבה, אלא גם להתחיל לפתח את הקשר איתכם.
ארוחת הערב בסופו של יום העבודה היא זמן שנועד לחמם את היחסים הבין אישיים, לאכול טוב, לשתות ולצחוק
יש לכם הגבלות מזון? טוקיו ערוכה היטב לבעלי הגדרות גמישות ומיד נסביר את הנקודה הזאת. צליאק ורגישות לחלב הם בעיה זניחה כי המטבח היפני המסורתי ממילא לא מכיל גלוטן וחלב, ויש לשים לב לכך רק במקומות המגישים אוכל מערבי. מזון כשר ניתן להשיג באחד משני בתי חב"ד הממוקמים בעיר, ויש בטוקיו גם שתי מסעדות כשרות בהשגחת חב"ד: מסעדת Chabad ב-Sanno Ota-ku Tokyo, ומסעדה הנקראת Chana's place ב-Chome-5-23 Takanawa.
כמעט בכל מסעדה של אוכל יפני יש מנות שלא כוללות בשר ופירות ים, אבל הן אינן כשרות. הפתרון, מעבר לפתיחה של עטיפת האלומיניום של המנה שהזמנתם מבית חב"ד, יכול להיות במקרים מסוימים מסעדה בודהיסטית. יש כמה כאלה ויש אפילו מסעדה בודהיסטית עם כוכבי מישלן. במסעדות האלה מקפידים על אי שימוש בכל מוצר מהחי, וזאת לצד מסעדות טבעוניות וצמחוניות רגילות. את כל ההגבלות הללו חשוב לחלוק עם איש הקשר שלכם מוקדם ככל האפשר. אם תודיעו לו על כך לאחר שכבר הזמין מקום, זאת תהווה אי נעימות, זמן יאפשר לו להיערך לכך.
מנות צמחוניות, הנפוצות במסעדות, הן אחת האופציות העומדות למי שיש לו הגבלות מזון
אין לאחר (או להקדים) לפגישות
הרבה לפני היציאה בערב, יום העבודה מתחיל בטוקיו בתשע בבוקר וצפוי שתרצה לנצל את היום היטב ולהתחיל את הפגישה הראשונה שלך בסמוך אליה – בתשע וחצי או עשר, מה שיאפשר לך לקבוע פגישות נוספות מיד אחרי ארוחת צהריים ובשעות אחר הצהריים. קח בחשבון שנסיעה מהמלון לפגישה בתוך העיר יכולה לקחת כשעה, ולכן מומלץ לנחות בערב הקודם, לישון טוב, להתמודד עם הג'ט לג, לאכול ארוחת בוקר במלון ולצאת לדרך בזמן.
ביפן מאוד לא מקובל לאחר לפגישה. המארח שלכם יוכל להבין אם קרתה לכם תקלה בדרך ואתם מתקשרים ומתנצלים על כך שתאחרו בכמה דקות, אבל עדיף שזה לא יקרה. באיזה אמצעי להגיע? למרחקים ארוכים קחו את הרכבת התחתית המהירה והמדויקת, ולמרחקים קצרים בעיר קחו מונית, ואל תסמכו על כך שכל נהג ידבר אנגלית סבירה, הצטיידו בסבלנות, בפתק עם כתובת היעד ובאוצר מלים ראשוני לצורך הנסיעה ובקשת קבלה בסופה. השירות במוניות הוא בדרך כלל מוקפד ובלי התחכמויות, צריך רק לקחת בחשבון שבלילה התעריף יקר יותר.
התחבורה הציבורית בטוקיו מהירה ויעילה, ועם זאת כדאי לצאת לפגישה העסקים מספיק זמן מראש כדי לא לאחר | צילום: Borka / Shutterstock.com
איך למנוע איחור? הנה המלצה: צא לדרך מוקדם מן הדרוש לך לאחר שביררת במלון את הזמן שצפוי שיקח להגיע, הגע ליעד עשרים דקות או חצי שעה מראש, שתה קפה באחד מבתי הקפה הפזורים ברובע ועלה במעלית דקות בודדות לפני הפגישה, כי גם לא מקובל להקדים. זה מביא אותנו אל הקוד העסקי הנהוג ביפן, קוד של קפדנות, של שליטה עצמית וכבוד לזולת ולזמן שלו, ומעל לכל אלה גם היררכיה, ואם אתה הספק ואתה עומד לפגוש לקוח פוטנציאלי אזי הוא מעליך בסולם, כרטיס האשראי נמצא בכיס שלו.
קוד התנהגות עסקית
במה שנכתב עד כה חוזר כחוט השני נושא הקשר האישי והקוד של התנהגות עסקית. היפני מקפיד על ההתנהלות ומצפה כך מהאדם שמולו וחיוני להיות מודע לכך ולהבין מה זה אומר. בתפיסה היפנית אדם לא נמדד באותנטיות ובדוגריות שלו כמו אצלנו, אלא להיפך, בשליטה העצמית שלו, ביכולת שלו להניח בצד את מי שהוא למען מה שעליו לעשות.
בתפיסה היפנית על האדם לפעול כל הזמן על מנת ליצור הרמוניה בינו לבין האנשים שסביבו, והרמוניה אדם משיג בעיקר על ידי כיבוד המסורת המגדירה כיצד להתנהל, כיבוד ההיררכיה המגדירה יחסים בין אנשים, צניעות, כלומר הפחתה של עצמו, ופעילות מתמדת לטיפוח הקשרים האנושיים עם הזולת.
בתפיסה היפנית אדם נמדד בשליטה העצמית וביכולת שלו להניח בצד את מי שהוא למען מה שעליו לעשות
מהנקודות הללו נגזר עולם שלם של דרך פעילות, שלעתים נראה כאילו היא ההיפך המוחלט מהדרך הישראלית: להימנע מהרמת קול או כל גילוי של אגרסיביות, צניעות בהצגה העצמית ואפילו ביטול עצמי, כיבוד הטקס המקובל, המגדיר כיצד להחליף כרטיסי ביקור, היכן להושיב כל אדם בפגישה או במסעדה, כיצד להתלבש ועוד ועוד. מומלץ לעשות שיעורי בית בנושא זה לפני ההמראה, לקבל יעוץ מבעל מקצוע או להתייעץ עם חבר או קולגה מנוסה שכבר מכיר את הפעילות ביפן.
בתוך כל אלה, הוזכר כל הזמן טיפוח הקשר האישי, ולעתים זה חשוב לא פחות מאשר ההצעה העסקית. היפני, החושש לעשות טעות, ייקח זמן רב להכיר את האדם שמולו לפני שייתן בו אמון ויקיים איתו פעילות עסקית, ירצה לראות אותו לאורך זמן בישיבות, ביציאה לבילוי, בתקשורת פנים אל פנים ובתקשורת מרחוק, ירצה לראות את האכפתיות שלו, את הנכונות שלו להתאמץ ואת המאמץ שלו להבין וליישם את המקובל ביפן. המשמעות של כל אלה היא שזמן ההכנה לפני שתגיע ההזמנה הראשונה צפוי להיות ארוך בהרבה מהמקובל במערב, והוא יכול לכלול מספר נסיעות וביקורים לפני החתימה. נשמו עמוק, תרגלו מדיטציה אם אפשר, גם אורך הרוח שלכם עומד למבחן.
______
טל רשף – יועץ עסקי ובין תרבותי לעסקים ביפן ומזרח אסיה, מאמן מנהלים ומעביר סדנאות לפעילות בשווקים מתעוררים בחברות ישראליות.
.